Klassieke methoden om de prestaties van teams te verbeteren gaan uit van de diepere verkenning van het individu. Op basis van zelfonderzoeken, zoals Myers-Briggs, Firo-B etc. gaan de individuele teamleden op zoek naar zichzelf. Wat zijn mijn innerlijke drijfveren, ben ik extravert of juist introvert, baseer ik mijn besluiten op gevoel of juist op verstand, enz., enz. Vervolgens worden met hulp van een coach persoonlijke leerdoelen opgesteld en wordt de uitdaging aangegaan om jezelf te verbeteren.
Gelijktijdig wordt het team onder de loep genomen. Bijvoorbeeld aan de hand van de teamrollen van Belbin. Is de samenstelling van het team wel divers genoeg? Vullen de karakters elkaar aan, of is er juist sprake van eenzijdigheid?
En natuurlijk hoort bij een goede teambuilding een uitstapje. Een weekendje Ardennen, of een workshop schapendrijven. Het doel is dan om samen het onmogelijke mogelijk te maken, of leren op elkaar te vertrouwen.
Hoe komt het dan, dat de daadwerkelijke prestaties van teams maar mondjesmaat verbeteren, ook al hebben ze intensief gewerkt aan het team en alles uit de kast gehaald?
Tijdrovend
Op de eerste plaats is het voor individuen heel lastig om gedrag te veranderen op basis van een beter zelfinzicht. Het is al lastig genoeg jezelf te begrijpen en van daaruit je gedrag te verklaren. Je gedrag veranderen is moeilijk en er gaat veel tijd overeen voordat je resultaat boekt. Dit neemt niet weg, dat dit een zeer waardevol en louterend proces is en voor iedereen aan te raden. Om van hieruit een verbetering van de teamprestatie te verwachten is te optimistisch gedacht. In de praktijk is het team al vaak uiteen gevallen voordat de individuen in staat zijn hun leerproces op het team te projecteren.
Het probleem van een ander oplossen
Interactie in het team op basis van de zelfreflecties kan er toe leiden dat de focus uitgaat naar het oplossen van het probleem van ‘iemand anders’. Voor de meeste mensen is het moeilijk het probleem bij zichzelf te zoeken. En in het groepsproces ligt de verleiding om met meerdere teamleden de barrière voor verbetering van de teamprestatie te zoeken bij een of twee collega’s. Op die manier kom je niet bij de kern.
Je kunt je team niet kiezen
Meredith Belbin definieert in zijn model negen teamrollen, zoals bv de uitvoerder, de plant, de coördinator, de afronder. Van elke rol liggen de sterke kanten en de zwakheden vast. In een goed team is er een optimaal evenwicht tussen de teamrollen. Helaas is de praktijk weerbarstig. En ook al doe je als team een groepsrollen test, daarmee is er nog geen oplossing als het team uit balans is. Als het team volledig uit balans is kun je natuurlijk wel sturen op de excessen, maar je ideale team selecteren is fictie.
Effectief team builden is mogelijk!
Is er dan geen effectieve methode om de prestaties van teams in korte tijd te verbeteren? Toch wel! Hieronder wordt een methodiek beschreven, ‘Team Building Without Losing Time’. Met behulp van deze methode zullen teams vanaf het moment dat ze de keuze maken te willen verbeteren met meer succes acteren.
Team Building Without Losing Time
Hoe gaat Team Building Without losing time in zijn werk?
In een gezamenlijke sessie wordt elk teamlid gevraagd (op schrift) te antwoorden op twee vragen: 1) hoe goed werken wij samen als team, op een schaal van 1-10, en 2) hoe goed moeten wij als team samenwerken op een schaal van 1-10? De gemiddelden van de ‘IST’ situatie en de ‘SOLL’ situatie worden berekend. Op basis van deze resultaten wordt een discussie gevoerd over het belang en de noodzaak om als team te verbeteren en de omvang van ‘het gat’ bepaald.
De volgende vragen aan het team zijn: benoem twee belangrijke gedragsveranderingen van het team, die noodzakelijk zijn om het gat te dichten. Dit kan bijvoorbeeld zijn ‘op tijd komen in de vergadering’, of ‘elkaar laten uitspreken’. Gezamenlijk wordt de prioriteit gekozen welk teamgedrag als eerste moet worden aangepakt.
Daarna gaan de teamleden afzonderlijk met elkaar aan de slag. Elk teamlid gaat een dialoog aan met ieder ander teamlid, en vraagt in elk gesprek twee suggesties om zijn of haar individueel gedrag te verbeteren. Deze gesprekken vinden gelijktijdig plaats (in dezelfde ruimte) en duren maximaal 5 minuten per gesprek. Als voorbeeld: als het team uit 6 personen bestaat, heeft iedereen 5 een-op-een gesprekken van 5 minuten.
Vervolgens wordt tijd ingeruimd om iedereen in de gelegenheid te stellen de aangereikte gedragsverbeteringen te bekijken, en er twee te selecteren die het meest belangrijk zijn. Iedereen vertelt aan het team aan welke twee verbeteringen hij of zij in de komende periode gaat werken. Maandelijks wordt kort gerapporteerd over de voortgang van de gewenste gedragsveranderingen als team, en als individu.
Na 3-4 maanden wordt er een klein onderzoekje gedaan onder de teamleden, gefaciliteerd door de teamcoach. Elk teamlid geeft daarin anoniem aan hoe de andere teamleden voortgang hebben geboekt op de afgesproken gedragsverbeteringen, zowel die van het team als de individuele. De resultaten worden confidentieel uitgereikt. In een groepsbijeenkomst worden de resultaten besproken en met elkaar vastgesteld hoe de voortgang is m.b.t. de afgesproken verbeteringen.
Het gehele proces wordt herhaald en na 6-8 maanden wordt weer een mini-onderzoek gedaan. Telkens wordt vastgesteld of het team bereikt heeft wat het team wilde bereiken. Als het team van mening is, dat het de moeite waard is ermee door te gaan wordt het proces gecontinueerd. En als het team vindt dat men klaar is, wordt samen het succes gevierd en het proces ten einde verklaard.
Waarom werkt ‘Teambuilding without losing time’?
Positieve beloning op korte termijn
Een basiswet die geldt bij gedragsverandering is, dat het er een positieve beloning in het verschiet moet liggen, en dat deze met relatief grote zekerheid en op korte termijn aanwezig is. De methode speelt hier uitstekend op in. Er is sprake van korte feedbackloops en iedereen draagt bij aan het resultaat. Er hoeft maar weinig tijd geïnvesteerd te worden en dat is met de volle agenda’s van iedereen zeer welkom.
Focus op zelfverbetering.
In het hele proces wordt een appel gedaan op wat kan ik verbeteren en niet op wat de ander zou moeten doen. Dat is heel bevredigend en moedigt aan tot blijvende gedragsverandering. De focus ligt op wat anderen jou aanreiken en dat is wat het meeste bijdraagt aan het team. Er zijn geen intensieve, tijdrovende onderzoeken nodig, die in de praktijk bovendien door de individuen moeilijk interpreteerbaar zijn laat staan zullen leiden tot een effectieve verandering. Iedereen doet mee, er is geen mogelijkheid om je te verschuilen.
Facilitator
De methode werkt het best als een onafhankelijke begeleider het proces faciliteert. Deze houdt iedereen actief bij het proces, daagt het team uit, en kan indien nodig als bliksemafleider dienen. Bovendien is het voor teams moeilijk om zelf de vaart erin te houden, en is het moeilijk om een persoon uit het team aan te wijzen als onafhankelijk begeleider.
Teambuilding without losing time is nog effectiever als voorafgaand aan het hierboven beschreven proces met ieder teamlid een individueel gesprek plaatsvindt. Hierin kunnen de verwachtingen, eventuele belemmeringen, inter-persoonlijke aspecten en zorgpunten op vertrouwelijke wijze aandacht krijgen en later in het proces geadresseerd worden indien nodig.
Het spreekt voor zich, dat deze methode prima gecombineerd kan worden met de meer traditionele manieren van teambuilding, team uitstapjes en individuele coaching.
Samenvattend, Teambuilding Without Losing Time, is een uitstekende effectieve manier om de prestaties van uw team een flinke stap vooruit te helpen en daarmee het succes van uw bedrijf!
Wilt u meer weten?
Heeft u vragen n.a.v. dit artikel, of wilt u het eens proberen? Neem vrijblijvend contact op met info@bridge2match.com